Werkdruk onder de loop bij het ministerie van Economische Zaken


Jasper Wesseling is directeur van de directie Innovatie en Kennis en plv. DG Bedrijfsleven en Innovatie binnen het ministerie van Economische Zaken. Binnen de directie is het thema werkdruk weer extra onder de loep genomen, naar aanleiding van het laatste Medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Wat was de aanleiding om aandacht te besteden aan werkdruk?

Werkdruk is al jaren een aandachtspunt binnen het managementteam van de directie en via ons ook van alle medewerkers. We hebben ambitieuze medewerkers en stellen onszelf uitdagende doelen. Met een teruglopende capaciteit hebben we de afgelopen jaren gemerkt dat de werkdruk steeds wat hoger werd. Er kwamen bijvoorbeeld steeds meer ad hoc vraagstukken langs die inbraken op de lopende vraagstukken en met voorrang behandeld moesten worden, zonder dat de deadlines voor de lopende projecten opschoven. Het continue schakelen tussen de vele verschillende vraagstukken en de veelheid aan taken, maakten het er bovendien niet makkelijker op. Toen in het laatste medewerkerstevredenheidonderzoek bij ons de werkdruk relatief hoog scoorde, was dat dus voor ons niet heel verrassend, maar wel aanleiding om er met nieuw elan mee aan de slag te gaan.

Wat hebben jullie gedaan om de werkstress bij je medewerkers te verminderen?

We hebben, nadat we intern de werkdruk bespreekbaar hebben gemaakt, de Audit Dienst Rijk ingeschakeld, die via workshops en vragenlijsten onderzocht welke oorzaken zorgden voor onze grootste stressoren ‘hoeveelheid werk’ en ‘hectiek’. Hierbij kwam een grote verscheidenheid aan onderliggende oorzaken naar boven, variërend van cultuuraspecten als ‘snel ja zeggen’ tot aan strategische aspecten als prioritering. We hebben op basis van deze analyse drie oplossingsrichtingen vastgesteld om verder op door te bouwen: inhoudelijke focus (heldere doelen en prioritering), omgaan met ad hoc vragen (goede intakes en afspraken) en coachend leiderschap. Deze thema’s zijn door drie werkgroepen verder uitgewerkt tot concrete plannen, waarna we met Ardis de laatste stap naar de implementatie en borging maken.   

Welk effect merk je van deze aanpak?

We merkten direct dat de medewerkers grote waardering hadden voor het feit dat we zo serieus met dit onderwerp aan de slag gingen. Daarnaast werkte het goed om henzelf te betrekken in de werkgroepen en zo vanuit hun eigen ideeën de oplossingsrichtingen vast te stellen. Dit leidde niet alleen tot een grote creativiteit en diversiteit aan ideeën, maar maakte de medewerkers ook bewust van hun eigen aandeel en verantwoordelijkheid met betrekking tot dit vraagstuk. De daadwerkelijke implementatie van deze ideeën bleek vrij ingewikkeld, omdat dat vraagt om echte gedrags- en cultuurverandering. Vandaar dat we Ardis hebben ingeschakeld voor extra ondersteuning; met dat traject zijn we net begonnen en we hebben goede hoop dat we via Ardis als externe expert tools krijgen aangereikt waarmee het ons lukt om in de dagelijkse praktijk de laatste stap te zetten.  

Welke tips heb je aan (leidinggevenden van) andere organisaties?

Neem het onderwerp werkdruk echt serieus. Als je er te lang niets mee doet, vergroot het probleem doordat mensen minder belastbaar worden, waardoor de werkdruk voor de andere medewerkers weer groter wordt, etc. Voorts zijn we geïnteresseerd in goede ervaringen van anderen.

02 juli 2020

Leiderschapskompas

Speciaal gemaakt voor deze bijzondere Coronatijd: het leiderschapskompas.

Het leiderschapskompas is een hulpmiddel om te reflecteren. Het kompas reikt reflectievragen aan vanuit de verschillende rollen die je hebt als leidinggevende en biedt tips en handvatten om met de uitdagingen van deze tijd om te gaan.

29 april 2020

Crisismanagement in Corona tijd

Wacht niet af en toon leiderschap in deze woelige tijd. Lees hier de blog met tips van Geert van Maanen, Oud- Secretaris Generaal Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, thans verbonden aan Ardis Organisatie Ontwikkeling.

22 april 2020

Uit het oog, uit verbinding?

De coronacrisis heeft ons aangezet tot een ongekende spurt in het thuiswerken. Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat thuiswerken een negatief effect heeft op de werkmotivatie en daarmee vaak op productiviteit. De vraag is: hoe kun je als leidinggevende je mensen helpen vanuit huis hun werk met plezier te blijven doen, nu dit de komende maanden nog duurt? Leidinggeven op afstand, hoe doe je dat?

 
30 maart 2020

Management in tijden van Corona

Hoe geef je leiding in tijden van Corona? In deze blog van Rike Hendrikse lees je zeven tips om jouw team door deze tijd heen te loodsen.

20 december 2019

Integratieve Besluitvorming

Methode om met teams tot een gedragen besluitvorming te komen en te zorgen dat alle perspectieven en geluiden gehoord worden.

Bekijk de VLOG van Vincent Hendriks over integratieve besluitvorming.

12 november 2019

Besluitvorming in (zelforganiserende) teams

Hoe neem je besluiten als (zelforganiserend) team? En hoe zorg je ervoor dat de besluiten gedragen zijn én worden uitgevoerd?  Dat is een vraag die veel teams bezighoudt. Ons antwoord: door samen besluiten nemen op een inclusieve manier.

14 december 2018

Werken met hoe het is, niet met hoe het zou moeten zijn…

Werken in een organisatie kan inspirerend zijn. Vooral wanneer je samen bouwt aan mooie resultaten, je jezelf kunt ontwikkelen en je collega’s boven zichzelf ziet uitstijgen. Werken in een organisatie is soms ook lastig. Vooral wanneer het niet gaat zoals jij wilt of zoals het volgens jou zou moeten gaan.

13 december 2017

Ontwikkelen naar gelukkige organisaties

Onze collega Vincent Hendriks maakte een infographic over werkgeluk.

27 november 2017

Een beetje burn-out hoort erbij?

‘De burn-out hoort er een klein beetje bij’ verscheen onlangs in de media. Een citaat van Hoogleraar Arbeidspsychologie W. Schaufeli van de Universiteit Utrecht. Een werkplek zó inrichten dat die niet leidt tot een burn-out kan volgens de wetenschapper in theorie tot op zekere hoogte wel, maar in de praktijk eigenlijk niet. Hij pleit daarom voor iets meer relativering ten opzichte van het onderwerp. De werkgever heeft het niet compleet in de hand.

22 juni 2017

Interview Annemieke de Vries over Energiebalans binnen het RIVM

Annemieke de Vries is hoofd van het centrum Gezondheidsbescherming van het RIVM. Binnen het RIVM is duurzame inzetbaarheid een belangrijk thema. Binnen haar centrum besteedt Annemiek er, samen met haar management team, veel aandacht aan.

09 mei 2017

Onze aanpak

Iedere medewerker heeft een eigen energiebalans en het verschilt per persoon hoe die het beste in balans te houden is. Tegelijkertijd heeft de aard van het primaire proces, de inrichting en de cultuur van een organisatie veel invloed op de elementen die in die weegschaal liggen en heeft de organisatie er baat bij dat haar medewerkers zich vitaal voelen. In dit geheel speelt de leidinggevende een sleutelrol. In onze aanpak werken we daarom langs deze drie sporen.

03 april 2017

De werking van stress en bevlogenheid

Hoe ontstaat werkstress en hoe bevorder je bevlogenheid? De hoeveelheid werk, de mate van vrijheid en uitdaging, de eigen stressbestendigheid, de balans tussen werk en privé, de relatie met collega’s en leidinggevende; er is een groot aantal factoren dat van invloed is op de energiebalans van medewerkers. In dit artikel geven we een overzicht van deze factoren; aan welke knoppen kunnen we draaien om bevlogen te blijven en burn-out te vermijden?

21 maart 2017

Olifantencarpaccio

Grootse plannen omzetten in kleine acties. Lees hier de blog van adviseur Anneke Botman over de scrummethode als ingang om met meer tevredenheid tot resultaten te komen in je werk.
16 januari 2017

Implementeren van zelfsturing?

Benieuwd naar onze visie op het implementeren van zelfsturing?

Kijk naar dit filmpje voor een introductie!

17 januari 2017

Terugblik: Rondetafelbijeenkomst over zelfsturing en zelforganisatie

 “Op je handen blijven zitten en weten wanneer je juist iets niet moet doen!”

10 januari 2017

Online leren: ben jij er klaar voor?  
(deel 2)

We zien in ons werk dat blended learning de standaard is geworden. In onze trajecten wisselen digitaal leren, praktijkleren en classroom-leren elkaar af en versterken elkaar.
In het Ardis magazine van afgelopen zomer hebben we een korte enquête uitgezet over online leren.