Management in tijden van de Corona-crisis:

wat kun je doen als leidinggevende?

Vanuit Ardis krijgen wij op dit moment vragen over hoe je als leidinggevende je rol pakt in deze tijden van Corona. Hieronder zeven tips hoe je dat kan doen.

Tip 1. Houd verbinding in je team

Verbinding houden in je team is juist in deze tijd cruciaal. Dè manier om dat te doen, is door een regelmatig (minimaal wekelijks) overleg met behulp van video-conferencing. Om ruimte te geven aan alle verschillende belevingen en emoties die mensen hebben, kun je de bijeenkomst starten met een online check-in.

De online check-in doe je aan het begin van een sessie. Elke deelnemer 'checkt in': een ieder komt achtereenvolgens kort aan bod en geeft dan zijn of haar eigen antwoord op de vraag: hoe is het met je? Persoonlijk en qua werk. Uitgangspunt is ‘sharing en dumping’: als iemand spreekt, luistert de rest (zonder vragen of reacties). Wél kun je afspreken dat wie zich in het antwoord herkent, dat aangeeft door zijn of haar hand op te steken. Zo krijg je een beeld wat breder leeft en voelen mensen zich (h)erkent in wat zij naar voren brengen. Het is tijdsefficiënt: als je je hand al bij iets hebt opgestoken, hoef je het zelf niet nog een keer te herhalen. Een andere mooie vraag om aan elkaar te stellen is: wat mis je nu het meeste en hoe kunnen we daar met elkaar invulling aan geven?

Aan het eind geef je terug wat er allemaal is gezegd. Een soort samenvatting, niet letterlijk maar je noemt de thema’s die er leven in de groep. ‘Wat er zoal is, is... En...en...en...’. Hiermee erken je wat er leeft en kun je ook recht doen aan tegenstellingen en verschillen. Als mensen zich gehoord voelen en merken dat anderen met dezelfde thema’s worstelen geeft dat begrip en ruimte om daarna makkelijker in gesprek te raken. Door aan het begin iedereen uit te nodigen zich uit te spreken, kunnen mensen daarna beter luisteren. Het schept een onmisbare bedding voor de rest van de bijeenkomst, waarin alles makkelijker gezegd kan worden en je sneller ‘to the-point’ kunt komen. Je voorkomt hiermee ruis en onderstroom verderop.

Bij de check-in is het belangrijk om iedereen te horen en goed te luisteren naar elkaar. Gebruik de mute knop voor degenen die niet aan het woord zijn.

Naast een gestructureerd overleg hebben teamleden vaak aan informeel contact en overleg. Even praten over wat je maar wilt, de momenten die zich anders gedurende de dag vanzelf voordoen. Je kunt online lunchdates maken (met 3 of 4 via Zoom of facetime gelijktijdig lunchen) of misschien met iedereen ‘achterover’ de dag of week afsluiten met een drankje erbij.

Tip 2. Gebruik digitale vergadertools

Zorgen dat je toegang hebt tot en de minimaal benodigde kennis verwerft van online vergadertools zoals Zoom en Microsoft Teams. Hier zijn op YouTube allerlei tutorials over te vinden, zoals deze
Wees niet bang om te experimenteren, we zijn allen immers versneld aan het leren deze weken.

Tip 3. Maak een overzicht van urgentie van werkzaamheden

Op veel plekken zien we de werkdruk toenemen, of omdat de crisis extra werk en druk met zich meebrengt of omdat mensen minder inzetbaar zijn door zorgtaken. Het is dan meer dan ooit belangrijk om overzicht te creëren en prioriteiten te stellen. Voor jezelf en voor je team. De Eisenhower matrix is een simpel model dat hier houvast bij kan bieden: bepaal wat wel en wat minder urgent is en wat meer en minder belangrijk is. Dat leidt tot deze matrix:

Urgent & belangrijk: Doen

Niet urgent & belangrijk: Plan

Urgent & niet belangrijk: Delegeer

Niet urgent & niet belangrijk: Dump

Tip 4. Transparant maken, erkennen en benutten van verschillen

Het gaat in deze periode volgens ons ook erg over het transparant maken, erkennen en benutten van verschillen, bijvoorbeeld over de inzetbaarheid van mensen. Sommigen kunnen door zorg voor kinderen/ouders minder werken, anderen hebben eigenlijk net zoveel tijd. Bij sommigen valt werk weg, bij anderen loopt het onverminderd door. Hoe kun je die verschillen bespreekbaar maken en ervoor zorgen dat iedereen zinvol en werkbaar bezig is? Ga erover in gesprek: maak verschillen bespreekbaar en zorg dat teamleden waar nodig zaken van elkaar kunnen overnemen. Hulp vragen is voor veel mensen lastig, zet hierin de juiste toon en ga actief in gesprek over hoeveel (werk)druk je medewerkers ervaren. Of waar juist ruimte ontstaat of zelfs verveling. Denk dan na over zinvolle initiatieven, zaken die al lang zijn blijven liggen of inzetten op persoonlijke ontwikkeling en scholing.  

Tip 5. Individueel contact

Bel je individuele medewerkers om te horen hoe het met ze gaat, hoe ze erin zitten, wat hun mogelijkheden en beperkingen zijn. En bespreek hoe je met elkaar invulling wilt geven aan de komende periode. Maak hierbij helder wat je wel/niet van ze verwacht.

Wees alert op werkdruk die bij medewerkers kan ontstaan nu zij thuis wellicht een nieuw evenwicht moeten zoeken met opvang van kinderen erbij. Denk mee over time-management, zoals bijvoorbeeld het werken met blokken waarbij je ook even niet bereikbaar mag zijn om je voor 100% op de kinderen te kunnen richten (zet dan wel even je out-of-office reply aan of werk met gekleurde blokken in je outlook-agenda). Vergeet niet dat veel burn-out klachten ontstaan doordat mensen teveel tegelijk proberen te doen en zich daarbij steeds schuldig voelen dat ze tekort schieten op alle fronten…

Tip 6. Zorg voor jezelf

Zorg voor jezelf in je verschillende rollen, thuis en op werk. Wat is haalbaar en realistisch met bijvoorbeeld kinderen thuis of met je gezondheid? Als jij veel voor anderen ‘zorgt’, wie zorg er dan voor jou? Bij wie blaas jij stoom af en kun je je zorgen delen? Door goed voor jezelf te zorgen, kun je vervolgens weer voor anderen klaar staan. En je kunt hiermee ook het goede voorbeeld geven aan je medewerkers.

Tip 7. Reflecteer individueel en/of met je MT

Deze tijd leent zich voor reflectie. Denk voor jezelf eens na over de volgende vragen. Je kan deze daarna bespreken met je MT, zodat jullie als team elkaar (nog) beter leren kennen en kunnen versterken.

Reflectievragen:

  • Wat roepen deze tijden van crisis bij je op als mens en als leidinggevende?
  • Welk appèl voel je vanuit verschillende perspectieven: medewerkers, eigen leidinggevende, MT-collega's, klanten, privé-omgeving?
  • Waar gaat je meeste aandacht naar uit?
  • Wat kost je het meeste energie?
  • Wat moet je in jezelf aanboren om 'aanwezig' te zijn voor je medewerkers (in de zin van aandachtvol met hen in contact zijn)?
  • Wat heb je ontdekt over jezelf (een onvermoed talent en/of juist iets waar je van bent geschrokken)? 
  • Hoe zorg je in deze periode goed voor jezelf?
  • En als laatste open vraag: Wat is er nog meer?

Wil je meer weten? Of een persoonlijk gesprek?

Voor wie daar (juist) nu behoefte aan heeft, aarzel niet om contact op te nemen via ardis@ardis.nl of 070 351 5351.

Wij ondersteunen graag via e-coaching. Ook kunnen we jou en je team helpen met online teamsessies.

Rike Hendrikse
Rike Hendrikse
Adviseur
02 juli 2020

Leiderschapskompas

Speciaal gemaakt voor deze bijzondere Coronatijd: het leiderschapskompas.

Het leiderschapskompas is een hulpmiddel om te reflecteren. Het kompas reikt reflectievragen aan vanuit de verschillende rollen die je hebt als leidinggevende en biedt tips en handvatten om met de uitdagingen van deze tijd om te gaan.

29 april 2020

Crisismanagement in Corona tijd

Wacht niet af en toon leiderschap in deze woelige tijd. Lees hier de blog met tips van Geert van Maanen, Oud- Secretaris Generaal Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, thans verbonden aan Ardis Organisatie Ontwikkeling.

22 april 2020

Uit het oog, uit verbinding?

De coronacrisis heeft ons aangezet tot een ongekende spurt in het thuiswerken. Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat thuiswerken een negatief effect heeft op de werkmotivatie en daarmee vaak op productiviteit. De vraag is: hoe kun je als leidinggevende je mensen helpen vanuit huis hun werk met plezier te blijven doen, nu dit de komende maanden nog duurt? Leidinggeven op afstand, hoe doe je dat?

 
20 december 2019

Integratieve Besluitvorming

Methode om met teams tot een gedragen besluitvorming te komen en te zorgen dat alle perspectieven en geluiden gehoord worden.

Bekijk de VLOG van Vincent Hendriks over integratieve besluitvorming.

12 november 2019

Besluitvorming in (zelforganiserende) teams

Hoe neem je besluiten als (zelforganiserend) team? En hoe zorg je ervoor dat de besluiten gedragen zijn én worden uitgevoerd?  Dat is een vraag die veel teams bezighoudt. Ons antwoord: door samen besluiten nemen op een inclusieve manier.

14 december 2018

Werken met hoe het is, niet met hoe het zou moeten zijn…

Werken in een organisatie kan inspirerend zijn. Vooral wanneer je samen bouwt aan mooie resultaten, je jezelf kunt ontwikkelen en je collega’s boven zichzelf ziet uitstijgen. Werken in een organisatie is soms ook lastig. Vooral wanneer het niet gaat zoals jij wilt of zoals het volgens jou zou moeten gaan.

13 december 2017

Ontwikkelen naar gelukkige organisaties

Onze collega Vincent Hendriks maakte een infographic over werkgeluk.

27 november 2017

Een beetje burn-out hoort erbij?

‘De burn-out hoort er een klein beetje bij’ verscheen onlangs in de media. Een citaat van Hoogleraar Arbeidspsychologie W. Schaufeli van de Universiteit Utrecht. Een werkplek zó inrichten dat die niet leidt tot een burn-out kan volgens de wetenschapper in theorie tot op zekere hoogte wel, maar in de praktijk eigenlijk niet. Hij pleit daarom voor iets meer relativering ten opzichte van het onderwerp. De werkgever heeft het niet compleet in de hand.

05 oktober 2017

Interview Luuk Klomp werkdruk onder de loop bij het ministerie van Economische Zaken

Luuk Klomp is plaatsvervangend directeur van de directie Innovatie en Kennis binnen het ministerie van Economische Zaken. Binnen de directie is het thema werkdruk weer extra onder de loep genomen, naar aanleiding van het laatste Medewerkerstevredenheidsonderzoek.

22 juni 2017

Interview Annemieke de Vries over Energiebalans binnen het RIVM

Annemieke de Vries is hoofd van het centrum Gezondheidsbescherming van het RIVM. Binnen het RIVM is duurzame inzetbaarheid een belangrijk thema. Binnen haar centrum besteedt Annemiek er, samen met haar management team, veel aandacht aan.

09 mei 2017

Onze aanpak

Iedere medewerker heeft een eigen energiebalans en het verschilt per persoon hoe die het beste in balans te houden is. Tegelijkertijd heeft de aard van het primaire proces, de inrichting en de cultuur van een organisatie veel invloed op de elementen die in die weegschaal liggen en heeft de organisatie er baat bij dat haar medewerkers zich vitaal voelen. In dit geheel speelt de leidinggevende een sleutelrol. In onze aanpak werken we daarom langs deze drie sporen.

03 april 2017

De werking van stress en bevlogenheid

Hoe ontstaat werkstress en hoe bevorder je bevlogenheid? De hoeveelheid werk, de mate van vrijheid en uitdaging, de eigen stressbestendigheid, de balans tussen werk en privé, de relatie met collega’s en leidinggevende; er is een groot aantal factoren dat van invloed is op de energiebalans van medewerkers. In dit artikel geven we een overzicht van deze factoren; aan welke knoppen kunnen we draaien om bevlogen te blijven en burn-out te vermijden?

21 maart 2017

Olifantencarpaccio

Grootse plannen omzetten in kleine acties. Lees hier de blog van adviseur Anneke Botman over de scrummethode als ingang om met meer tevredenheid tot resultaten te komen in je werk.
16 januari 2017

Implementeren van zelfsturing?

Benieuwd naar onze visie op het implementeren van zelfsturing?

Kijk naar dit filmpje voor een introductie!

17 januari 2017

Terugblik: Rondetafelbijeenkomst over zelfsturing en zelforganisatie

 “Op je handen blijven zitten en weten wanneer je juist iets niet moet doen!”

10 januari 2017

Online leren: ben jij er klaar voor?  
(deel 2)

We zien in ons werk dat blended learning de standaard is geworden. In onze trajecten wisselen digitaal leren, praktijkleren en classroom-leren elkaar af en versterken elkaar.
In het Ardis magazine van afgelopen zomer hebben we een korte enquête uitgezet over online leren.