Vacature Office Manager

Ardis is een informeel en dynamisch organisatie adviesbureau in een sfeervol kantoorpand in Den Haag. Sinds de start in 1990 opereert Ardis op hoog niveau binnen de Rijksoverheid, Gemeenten, Universiteiten, Hogescholen en het Bedrijfsleven. Sterke betrokkenheid bij de opdrachtgever en deelnemers, creativiteit in onze programma’s en werkvormen en vakmanschap in ons advies- en opleidingswerk kenmerken de werkwijze van Ardis. 
Ardis bestaat momenteel uit 17 adviseurs, een vaste ploeg freelancers, de financiële administratie en het secretariaat. Het secretariaat is het kloppend hart van Ardis, dat adviseurs en klanten ondersteunt en helpt op alle mogelijke gebieden. 

Voor het secretariaat zijn we op zoek naar een Office Manager.

Functieprofiel

Ben jij die energieke alleskunner?

Als office manager ga je op alle vlakken ondersteunen. Of het nu gaat om agendabeheer, het organiseren van een activiteit, het ontvangen van bezoekers, jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes verloopt op kantoor. Je merkt op wat er om je heen gebeurt, registreert en denkt proactief mee. 
Je bent een warm en betrokken aanspreekpunt voor onze collega’s voor diverse ondersteunende taken; je helpt mensen graag met jouw enthousiasme. Je beantwoordt de eerste lijn telefoon, ontvangt gasten met een lach en biedt hen een lekkere kop koffie aan. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de zaalplanning, waar regelmatig een adviseur een groepstraining geeft. Je zorgt ervoor dat de catering is geregeld en dat de zalen er pico bello uit zien. Je organiseert onze jaarlijkse interne evenementen zoals onze bureaudagen (2 x), barbecue en andere festiviteiten die jaarlijks wisselen. De lunch wordt dagelijks klaargezet, de ene keer doe jij dit, de andere keer jouw collega. 
Binnen het kantoor weet jij precies wat er in huis is en zorg je ervoor dat de voorraad tijdig wordt aangevuld. Met jouw proactieve houding en enthousiasme regel jij alles op kantoor tot in de puntjes. Van het contact hebben met onze ICT partner, tot het bellen van de slotenmaker of elektricien. 
Naast deze taken krijg je de verantwoordelijkheid over een aantal tools die wij gebruiken, je zorgt dat deze uitgezet worden, dat de tools op tijd ingevuld worden door de deelnemers en dat de adviseur op tijd de resultaten krijgt. Ook het opmaken van offertes en presentaties en het maken van eenvoudige planningen gaat onder jouw verantwoordelijk vallen. Je krijgt veel vrijheid in deze nieuwe functie om deze uit te bouwen en te professionaliseren. Het takenpakket kan nog uitgebreid worden. 

Wij vragen van jou dat je:

  • Sociaal en verbindend bent, waardoor mensen zich welkom en gehoord voelen;
  • Het leuk vindt om dingen tot in de puntjes te organiseren en je hebt oog voor detail;
  • Je uit durft te spreken, ondernemend bent en graag verbeterpunten aandraagt;
  • Handig bent met de computer en MS office;
  • Je graag collega’s ontzorgt bij het uitvoeren van hun werkzaamheden;
  • Een afgeronde MBO+/HBO opleiding hebt, bij voorkeur richting Office Management / Hospitality Management;
  • Ruime ervaring hebt in een vergelijkbaar werkgebied;
  • Van organiseren houdt;
  • Goed prioriteiten weet te stellen;
  • Gezellig en sociaal bent;
  • Een teamspeler bent die ook goed zelfstandig kan werken.

Wij bieden je het volgende:

  • De functie is voor 3 of 4 dagen per week vanuit ons pand aan de Nieuwe Parklaan. Salaris in overleg en afhankelijk van opleiding en ervaring;
  • Pensioen waarvoor Ardis de kosten betaalt;
  • Gezamenlijke lunch;
  • Een prachtige werkplek in ons pand aan de Nieuwe Parklaan (nabij het Westbroekpark, Scheveningen en de gezellige Stevin- en Gentsestraat);
  • Een plekje in een warm familiebedrijf;
  • O.b.v. full time 26 vakantie dagen.

We zien graag dat je een actieve rol speelt om onze projecten en trainingen vlekkeloos te laten verlopen. Wij zoeken daarom een aanpakker, die er plezier in heeft om ons vaste team op allerlei manieren te assisteren en het leuk vindt zich te verdiepen in ons vak. Flexibiliteit,  meedenken, overzicht kunnen houden en precies werken zijn belangrijke eigenschappen. Het is een zeer afwisselende functie in een hecht en collegiaal team.

Bekijk de informatie op deze website om een beeld te krijgen van ons werk en ons bureau.

Interesse? Neem contact op met Judith van der werf (070-3515351), stuur een e-mail via ardis@ardis.nl of vul onderstaand formulier in.