Olifantencarpaccio


Iedere coach kent de stelregel dat in je coachings je eigen thema’s en vraagstukken vaak op je af komen..

Zo was ik onlangs in gesprek met een professional over haar leerfocus in een ontwikkeltraject. Zij wil leren visionair te zijn, en autonoom visie te ontwikkelen. Vanuit zichzelf, zonder eerst input van anderen nodig te hebben, in tegenstelling tot hoe ze dat nu doet. Ze heeft goede en passende ideeën over de organisatie waarin ze werkt en over haar vakgebied, maar die ideeën en beelden komen vooral naar buiten wanneer ze kan ‘schieten’ op een idee of een stuk van een ander. Ze heeft er een aanzet voor nodig om haar eigen visie te vormen en te formuleren.

Het neerzetten van een visie is voor haar ook moeilijk omdat ze druk ervaart dat ze ‘het antwoord’ niet weet. Wat zou die visie dan moeten zijn? Haar neiging is om direct een oplossing te willen hebben en geen ruimte te laten voor de daadwerkelijke ontwikkeling van de visie. De vraag wordt groot en complex, ze schiet weg naar andere werkzaamheden en investeert zo geen tijd in de visievraag. Een onterechte blokkade, want ze heeft wel degelijk de kennis en vaardigheden in huis!

Dit vraagstuk herken ik en kleurt ook mijn to do list. Daarop staan zaken die klein en concreet zijn, relatief gemakkelijk uit te voeren en met urgentie (zoals het ontwikkelen van een trainingsprogramma, iemand bellen) én taken die ik erg belangrijk vind maar die steeds vooruitschuiven omdat ze eigenlijk te complex, abstract of groot zijn (zoals het vormgeven van mijn visie op leren of het in de markt zetten van een groot, nieuw ontwikkeltraject). Dit laatste type taken noem ik ‘wolken’. Wolken kenmerken zich doordat ze blijven hangen ‘aan de horizon’, en ze lossen niet gemakkelijk op.

Uitstelgedrag, denk je wellicht direct. Wie kent dat niet? Mensen die dit herkennen noemen zichzelf vaak lui. ‘Ik stel mijn wolken uit omdat ik te lui ben om ze aan te pakken’. Je verkiest het om te gaan werken aan het laaghangend fruit: taken waarbij het duidelijk is waar je moet beginnen en wanneer het af is. De uitvoering van die taken geeft snel een goed gevoel: ‘ik ben productief en daarmee tevreden!’.

‘Ik stel mijn wolken uit omdat ik te lui ben om ze aan te pakken’


De uitstelgedrag-theorie zegt dat we meer geneigd zijn om voor de korte-termijn beloning te gaan dan voor de lange termijn-beloning. Bekende voorbeelden zijn afvallen (nu een stuk taart of over een jaar vier kilo afgevallen zijn) en je pensioen regelen (nu een nieuwe bank of over 40 jaar meer te besteden) (zie ook de artikelen van James Clear). De grotere vragen zijn niet urgent, maar wel belangrijk (het principe van de Eisenhower Box). Toch wint urgent het altijd van niet urgent als je niet oppast. De grotere zaken dien je te plannen én je moet je aan die planning houden zo luidt de oplossing. Het komt in feite neer op ordinaire discipline. Dat dat niet lukt, geeft een slecht gevoel (ik stel uit, eigenlijk ben ik lui).

Deze uitstelgedrag-theorie vind ik echter een te gemakkelijke verklaring, want je stelt niet alleen corvee klussen uit, maar juist ook zaken waar je erg blij van zou worden, die je ook bevrediging zouden geven op de korte termijn. Echter, we verkiezen makkelijke taken boven complexe, onze aandacht schiet daar snel naartoe. Niet per se met tot gevolg dat we korte termijn beloning te pakken hebben, want afronding van gemakkelijke taken in plaats van de ‘wolk’ leidt juist ook tot ontevredenheid. Wat leidt dan toch tot uitstellen? Niet weten hoe te beginnen. Niet weten waar te beginnen. Niet weten of je wel het juiste doet.

 

Hoe kunnen we er dan voor zorgen dat we onze wolken aanpakken, zodat we een tevreden gevoel overhouden? Wat werkt is het verkleinen van de drempel om te beginnen. Een aantal technieken uit de scrum methodiek helpen mij hierbij. Ik licht ze toe!

Scrum komt uit de softwareontwikkeling, is ontwikkeld door o.a. Jeff Sutherland. De methode laat ontwikkelteams kort cyclisch werken en tussentijdse opbrengsten opleveren, waarmee in de praktijk al gewerkt kan worden. Het is de tegenhanger van de watervalmethode waarbij alle functionaliteiten van software eerst helemaal worden uitgedacht en ontwikkeld, voordat een totaalproduct op de markt komt. Het gaat om het opknippen van het werk in kleine, behapbare, do-able brokken die goed uit te voeren zijn én tot resultaat leiden.

Uit deze methode zijn het scrumbord, het opknippen van taken en de sprints zeer helpend bij onze ‘wolken’.

Op een scrumbord maak je inzichtelijk uit welke taken je project bestaat. Het scrumbord is een levensgrote to do list. Daarnaast houd je je vorderingen bij door te kenmerken waarmee je op dit moment bezig bent (‘doing’), wat af is (‘done’) en eventueel waar belemmeringen zijn. Het wordt zo enorm helder wat je aan werk verzet en dat geeft een gevoel van productiviteit.
Toen ik scrumbords voor mijn eigen werk ging gebruiken viel mij pas op dat ik me voornam allerlei taken te gaan doen, ik vervolgens andere dingen ging doen dan die op mijn takenlijst, maar daarmee voor mijn gevoel niets deed. Nu ik ook de andere dingen waar ik mee bezig ben op de ‘doing’ lijst plaats zie ik wat ik werkelijk aan werk verzet.

'In één oogopslag zie je voor je wat je waarschijnlijk gaat uitstellen en wat je waarschijnlijk het snelst gaat oppakken'


De taken die je opneemt op je scrumbord label je in Small, Medium en Large. Voor mij is dit het meest belangrijke element. Je krijgt zicht op je laaghangend fruit én op je wolken. In één oogopslag zie je voor je wat je waarschijnlijk gaat uitstellen en wat je waarschijnlijk het snelst gaat oppakken. Taken die het label Large hebben bekijk je kritisch en knip je op in kleinere subtaken die gemakkelijker op te pakken zijn. Dit geeft energie om die taken daadwerkelijk uit te gaan voeren. Het verlaagt de drempel om eraan te beginnen. In de scrum literatuur noemt men dit olifantencarpaccio: het in zo klein mogelijke delen opdelen van een vraag van een klant, zodat je er gemakkelijk mee aan de slag kunt.

Naast de labelling S, M en L doe ik een ‘uitstel-inschatting’. Ik markeer de taken waarvan ik vermoed dat ik ze uit ga stellen met een wolk, en de taken die ik erg belangrijk vind markeer ik met een hart. Zo zie ik waar ik mijn tevredenheid uit ga halen én waar het risico tot uitstel ligt. Dit inzicht zorgt er bij mij voor dat ik vaker voor de wolken kies!

Eenmaal opgedeelde taken krijgen plek in een sprint: een vast tijdsbestek waarin je vol focus werkt aan het afronden van één of meerdere gekozen taken. De sprint levert je op dat je daadwerkelijk iets hebt afgerond en je je focus vasthoudt op die ene taak of set taken. Je zorgt dat in het half uur dat je aan deze ene taak werkt je geen afleiding hebt van andere zaken (mail, telefoon, twitter, WhatsApp, etc.), zodat je vol focus écht tijd investeert in een taak.

Vergelijkbaar werkt de pomodoro-methode, die uitgaat van taken zo groot dat ze in 25 minuten kunnen worden afgerond. Je zet de kookwekker (de naam van de methode is afkomstig van een kookwekker in de vorm van een tomaat), je ‘pomodoro’ van 25 minuten start, je werkt door tot de wekker gaat en gaat dan door naar de volgende taak. Je zult zien dat je (1) van tevoren beter nadenkt over je taak en uit welke delen die bestaat waardoor het makkelijker is te beginnen en dat je (2) sneller stappen zet richting een resultaat.

Wil jij meer weten over de toepassing van scrum methoden (in een niet-software omgeving), stuur me dan een berichtje via botman@ardis.nl.

Succes met het behalen van resultaat naar volle eigen tevredenheid!

02 juli 2020

Leiderschapskompas

Speciaal gemaakt voor deze bijzondere Coronatijd: het leiderschapskompas.

Het leiderschapskompas is een hulpmiddel om te reflecteren. Het kompas reikt reflectievragen aan vanuit de verschillende rollen die je hebt als leidinggevende en biedt tips en handvatten om met de uitdagingen van deze tijd om te gaan.

29 april 2020

Crisismanagement in Corona tijd

Wacht niet af en toon leiderschap in deze woelige tijd. Lees hier de blog met tips van Geert van Maanen, Oud- Secretaris Generaal Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, thans verbonden aan Ardis Organisatie Ontwikkeling.

22 april 2020

Uit het oog, uit verbinding?

De coronacrisis heeft ons aangezet tot een ongekende spurt in het thuiswerken. Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat thuiswerken een negatief effect heeft op de werkmotivatie en daarmee vaak op productiviteit. De vraag is: hoe kun je als leidinggevende je mensen helpen vanuit huis hun werk met plezier te blijven doen, nu dit de komende maanden nog duurt? Leidinggeven op afstand, hoe doe je dat?

 
30 maart 2020

Management in tijden van Corona

Hoe geef je leiding in tijden van Corona? In deze blog van Rike Hendrikse lees je zeven tips om jouw team door deze tijd heen te loodsen.

20 december 2019

Integratieve Besluitvorming

Methode om met teams tot een gedragen besluitvorming te komen en te zorgen dat alle perspectieven en geluiden gehoord worden.

Bekijk de VLOG van Vincent Hendriks over integratieve besluitvorming.

12 november 2019

Besluitvorming in (zelforganiserende) teams

Hoe neem je besluiten als (zelforganiserend) team? En hoe zorg je ervoor dat de besluiten gedragen zijn én worden uitgevoerd?  Dat is een vraag die veel teams bezighoudt. Ons antwoord: door samen besluiten nemen op een inclusieve manier.

14 december 2018

Werken met hoe het is, niet met hoe het zou moeten zijn…

Werken in een organisatie kan inspirerend zijn. Vooral wanneer je samen bouwt aan mooie resultaten, je jezelf kunt ontwikkelen en je collega’s boven zichzelf ziet uitstijgen. Werken in een organisatie is soms ook lastig. Vooral wanneer het niet gaat zoals jij wilt of zoals het volgens jou zou moeten gaan.

13 december 2017

Ontwikkelen naar gelukkige organisaties

Onze collega Vincent Hendriks maakte een infographic over werkgeluk.

27 november 2017

Een beetje burn-out hoort erbij?

‘De burn-out hoort er een klein beetje bij’ verscheen onlangs in de media. Een citaat van Hoogleraar Arbeidspsychologie W. Schaufeli van de Universiteit Utrecht. Een werkplek zó inrichten dat die niet leidt tot een burn-out kan volgens de wetenschapper in theorie tot op zekere hoogte wel, maar in de praktijk eigenlijk niet. Hij pleit daarom voor iets meer relativering ten opzichte van het onderwerp. De werkgever heeft het niet compleet in de hand.

05 oktober 2017

Interview Luuk Klomp werkdruk onder de loop bij het ministerie van Economische Zaken

Luuk Klomp is plaatsvervangend directeur van de directie Innovatie en Kennis binnen het ministerie van Economische Zaken. Binnen de directie is het thema werkdruk weer extra onder de loep genomen, naar aanleiding van het laatste Medewerkerstevredenheidsonderzoek.

22 juni 2017

Interview Annemieke de Vries over Energiebalans binnen het RIVM

Annemieke de Vries is hoofd van het centrum Gezondheidsbescherming van het RIVM. Binnen het RIVM is duurzame inzetbaarheid een belangrijk thema. Binnen haar centrum besteedt Annemiek er, samen met haar management team, veel aandacht aan.

09 mei 2017

Onze aanpak

Iedere medewerker heeft een eigen energiebalans en het verschilt per persoon hoe die het beste in balans te houden is. Tegelijkertijd heeft de aard van het primaire proces, de inrichting en de cultuur van een organisatie veel invloed op de elementen die in die weegschaal liggen en heeft de organisatie er baat bij dat haar medewerkers zich vitaal voelen. In dit geheel speelt de leidinggevende een sleutelrol. In onze aanpak werken we daarom langs deze drie sporen.

03 april 2017

De werking van stress en bevlogenheid

Hoe ontstaat werkstress en hoe bevorder je bevlogenheid? De hoeveelheid werk, de mate van vrijheid en uitdaging, de eigen stressbestendigheid, de balans tussen werk en privé, de relatie met collega’s en leidinggevende; er is een groot aantal factoren dat van invloed is op de energiebalans van medewerkers. In dit artikel geven we een overzicht van deze factoren; aan welke knoppen kunnen we draaien om bevlogen te blijven en burn-out te vermijden?

16 januari 2017

Implementeren van zelfsturing?

Benieuwd naar onze visie op het implementeren van zelfsturing?

Kijk naar dit filmpje voor een introductie!

17 januari 2017

Terugblik: Rondetafelbijeenkomst over zelfsturing en zelforganisatie

 “Op je handen blijven zitten en weten wanneer je juist iets niet moet doen!”

10 januari 2017

Online leren: ben jij er klaar voor?  
(deel 2)

We zien in ons werk dat blended learning de standaard is geworden. In onze trajecten wisselen digitaal leren, praktijkleren en classroom-leren elkaar af en versterken elkaar.
In het Ardis magazine van afgelopen zomer hebben we een korte enquête uitgezet over online leren.