Hoe ‘spelen’ en organisatieontwikkeling
hand in hand gaan

Eén van onze klassiekers waarin spelen en leren hand in hand gaan is het Systeemlab: een serious game waarin deelnemers aan den lijve de systemische dynamieken en patronen ervaren die zich altijd voordoen in organisaties, groot of klein, met veel of weinig managementlagen. Al twintig jaar blijkt dit concept een waardevolle toevoeging aan trajecten gericht op organisatieontwikkeling, bijvoorbeeld in leiderschapsprogramma’s en managementconferenties. 

Het doel van het Systeemlab is om te ervaren hoe je rol en positie in een organisatie van invloed zijn op de wijze van sturen (strategisch en operationeel) en te ontdekken hoe je de samenwerkingsrelatie tussen de lagen kunt verbeteren. Zonder inzicht in deze systeemdynamiek reageren managers én medewerkers reflexmatig: het gedrag van een bepaalde laag in de organisatie roept immers altijd een tegenreactie op. Dit leidt vaak tot frustratie, negatieve beelden over elkaar, teleurstelling etc.

Het Systeemlab laat deelnemers de frustratie ervaren, maar ook de invloed die zij kunnen uitoefenen om te ‘ontsnappen’ aan de wetmatige patronen. Hierdoor ontstaat er meer handelingsperspectief én meer begrip voor elkaars positie. Snappen hoe de dynamiek functioneert, werkt ont-schuldigend: niet de mensen, maar het systeem bepaalt de wetmatigheden. Dit samen ervaren geeft meer begrip en nieuwe taal om het gesprek over deze dynamiek te voeren. Het helpt om de samenwerking tussen de verschillende lagen in een organisatie te versterken.

Onlangs begeleidden we in één week zeven Systeemlabs (voor ons een unicum), waarvan vier parallel uitgevoerd tijdens de managementconferentie van een kennisinstituut. In deze Systeemlabs werkten we niet alleen aan inzicht in de wetmatige dynamieken, maar koppelden we de ervaringen en inzichten aan de organisatieontwikkeling van dit instituut en de daaraan gerelateerde leiderschapscompetenties: operationeel sturen, strategisch sturen en besluitvaardigheid/positie innemen.

De kracht van een serious game

In het Systeemlab simuleren we een fictieve organisatie. De deelnemers krijgen een plek in Top, Midden of Laag. We geven de organisatie een aantal productie-opdrachten en voor iedereen geldt de overkoepelende opdracht ‘creëer de ideale organisatie’. Hierbij ‘helpen’ we de deelnemers in hun positie te komen door de verschillen tussen de lagen wat uit te vergroten.

De Top krijgt een luxe kamer met koffie, gebak en bloemen, de laag ‘Laag’ neemt plaats op de grond in een lege ruimte. Daarbij leveren zij hun telefoons en schoenen in, die naar de Top gaan. Hiermee ontstaat meteen de nodige dynamiek en reuring. Het is een simulatie, maar we zijn elke keer weer verbaasd over de zuigkracht van het systeem en de ‘echtheid’ van de dynamiek die ontstaat. Zo zien we Midden verdeeld heen en weer rennen tussen Top en de werkvloer, horen we de Top meerdere malen zeggen ‘Goed punt, daar komen we op terug’ en zien we in de medewerkers-laag groepen bloed-fanatiek een brug van Kapla bouwen.

Lekker bezig zijn, de trekkracht van de productie. En als de top dan binnenkomt om hun visie te vertellen (waar hard aan gewerkt is), bouwt de laag Laag niet zelden onverstoorbaar door… Het levert een ervaring op, die veel losmaakt, raakt en daardoor echt blijft hangen. De kracht van een serious game ten voeten uit.

Gekoppeld aan organisatieontwikkeling

Wanneer we een Systeemlab als interventie in organisatieontwikkeling inzetten, werken we met een voortraject, een boostercampagne, waarin deelnemers in de weken voorafgaand aan de conferentie, boosters krijgen toegestuurd. Dit zijn prikkelende stellingen over zowel de systeemdynamiek als de leiderschapscompetenties, die de managers vanuit hun eigen laag beantwoorden. Hiermee zetten we ze ‘aan’, de deelnemers komen in de juiste mindset en worden al geprikkeld om over de thema’s en dilemma’s na te denken.

Direct na afronding van het ‘lab-gedeelte’ maken we met de deelnemers nadrukkelijk de vertaling naar de praktijk van de managers en de eigen organisatie. Welke systeemwetten herkennen ze en hoe kunnen ze die doorbreken? Welke tips hebben ze voor hun eigen ‘top’ en middenmanagement? Daarbij leggen we ook de link naar de eigen organisatiecultuur. De begeleiders spiegelen wat bij deze organisatie specifiek opvalt, vergeleken met andere uitvoeringen. Hoe wordt er bijvoorbeeld met regels omgegaan? En hoe met de klant?

Daarna maken we het nog een stap concreter en spannender: wat herkennen de managers in hun eigen organisatieonderdeel en MT? Hoe rolzuiver handelen ze daar en wat hebben de lagen van elkaar nodig om effectief en gezamenlijk te kunnen sturen? In de periode na de conferentie hebben we het leerproces verlengd door deelnemers nóg een booster te sturen. Hierin vatten we nog eens de systeemwetten samen en vragen we de MT’s aan de hand van deze kijkwijze te reflecteren op de bespreking van een agendapunt tijdens een MT-overleg.

Door het Systeemlab zo te koppelen aan organisatieontwikkeling, brengen we verbreding én verdieping aan in een van onze krachtigste interventies. We werken hierbij met verschillende varianten, op maat gemaakt voor het desbetreffende organisatieonderdeel. Zo maakten we voor een andere organisatie een variant waarin we de introductie van accountmanagement en ketensturing onderzochten.