Naar een zelforganiserend team

Herkent u het? Er wordt binnen de organisatie gesproken over verantwoordelijkheid lager in de organisatie beleggen, we willen werkplezier vergroten en innovatiever worden. Termen als zelforganisatie en wendbaarheid vallen. Maar, wat betekent dit nou eigenlijk? En hoe organiseer je dit?

Teams kunnen veel zelf

De afgelopen jaren heeft Ardis veel ervaring opgedaan met het faciliteren van zelforganisatie. Bij ministeries, gemeenten, hogescholen, universiteiten en in het bedrijfsleven. De opdrachten variëren van losse teamvragen tot complete en complexe organisatie-interventies. Onze ervaring is dat teams met een aantal basisvaardigheden en goede afspraken snel veel zaken zelf kunnen organiseren. Dat varieert van vakanties plannen tot het opvangen van aanvragen van klanten en het beïnvloeden van de interne beleidskeuzes.

Versterk teams én leidinggevenden

Een veel voorkomend misverstand is dat zelforganisatie betekent dat de leidinggevende positie vervalt. Dit is juist niet het geval. Het gaat om de combinatie van het sterker maken van teams en gelijktijdig de leidinggevenden versterken in het ontwikkelen van een nieuwe leiderschapsstijl. Neveneffect van deze combinatie is dat leidinggevenden een steeds grotere ‘span of control and care’ aan kunnen.

Ruggengraat van zelforganisatie: besluitvorming op een inclusieve manier

Eén van de belangrijkste kernmerken van zelfsturende teams is dat zij zelfstandig, binnen het team besluiten nemen. Om dus succesvol te opereren als zelfsturend team is het dan ook essentieel om te starten met deze basisvaardigheid: samen besluiten nemen. Om het besluitvormingsproces zo effectief mogelijk te laten verlopen, dient het team te werken aan besluiten nemen op een inclusieve manier. Besluiten nemen die de wijsheid van alle teamleden benut, waarin iedereen zich gehoord voelt en waar alle teamleden zich aan committeren, is voor elk zelforganiserend team een uitdaging. Daarom noemen we de manier van besluitvorming ook de ‘ruggengraat’ van een effectieve teamsamenwerking. Als teamleden dit goed kunnen, dan kunnen zij alle belangrijke thema’s die met zelforganisatie te maken hebben effectief samen oppakken. Maar hoe doe je dat? Onderstaand bieden we een inzicht in de aanpak die Ardis biedt.

Aanpak voor het ontwikkelen naar zelforganiserende teams

Allereerst starten we met een intake met een afspiegeling van het team om te onderzoeken wat er speelt en waarom zelforganisatie gewenst is en welke randvoorwaarden nodig zijn voor het slagen van het traject.

We beleggen vervolgens een aantal sessies waarin de kernthema’s voor zelforganisatie aan bod komen: bedoelingen ambitie, rollen en verantwoordelijkheden, structuur, samenwerken en elkaar versterken (zie kader). Elke sessie bereiden we voor met een aantal teamleden. Na elke sessie gaat het team aan de slag met een aantal actie-experimenten omtrent het thema van de sessie. Het team bepaalt zelf de inhoud van deze experimenten. Elke volgende sessie reflecteren we op de resultaten en aanpak van het experiment. Het doel hiervan is om het lerend vermogen van het team te versterken. Wij geloven dat er pas effectief geleerd wordt wanneer er toegepast wordt in de praktijk en hierop reflectie volgt. Aanvullend installeren we verschillende manier van continu leren in reguliere teambijeenkomsten.

Met deze aanpak leggen we het fundament waarmee het team zelfstandig verder kan ontwikkelen.

Continue leren

We versterken het lerend vermogen van het team door te reflecteren door 3 brillen, namelijk:

Operationeel leren betekent reflecteren op de vraag of je doelen nog bijdragen aan de bedoeling en hoe je op een slimmere en effectievere manier je resultaten kunt bereiken.
Met tactisch leren bedoelen we reflecteren op hoe de manier van samenwerken in een zelf-organiserend team (steeds) beter kan.
En strategisch leren is het reflecteren op hoe je in het complexe krachtenveld van de organisatie als team handiger invloed kunt uitoefenen. Hier kan de leidinggevende vaak nog een waardevolle rol spelen als verbinder richting de top.

Kernthema’s voor zelforganiserende teams

Bedoeling en ambitie

Een team start met het formuleren van een gezamenlijke doelstelling en ambitie. Dit maakt duidelijk de rede voor het bestaan van het team. Welke waarde willen we toevoegen voor wie en hoe ziet dat eruit?

Rollen en verantwoordelijkheden

De tweede stap is het duidelijk maken van de verschillende verantwoordelijkheden van de teamleden en de teamleider. Wie staat waarvoor aan de lat? Dat is de basis om tot individuele bijdragen en gezamenlijke resultaten te komen. Deze rollen zijn flexibel en overdraagbaar. Als daar maar duidelijke afspraken over worden gemaakt.

Structuur en ritme

Vervolgens bouwt het team een structuur om de voortgang van het bespreken en bijsturen op resultaten te borgen. Het gaat hier om een ritme van bijeenkomsten en het voeren van een effectieve agenda daarin zoals weekstarts, reflectiebijeenkomsten en strategiesessies.

Samenwerken en elkaar versterken

De vierde stap is het kennen van elkaars kwaliteiten en valkuilen, mensen in kunnen zetten op kwaliteiten, elkaar feedback kunnen geven om te kunnen ontwikkelen en resultaten te bereiken en het optimaliseren van besluitvormingsdynamiek. Uitgangspunt is dat iedereen een plek heeft en gewaardeerd wordt op zijn of haar bijdrage.