Klachtenprocedure

De officemanager draagt zorg voor registratie van klachten en bewaking van de behandeling van klachten.

Klachten kunnen op verschillende manieren binnenkomen.

1. 1. 1. schriftelijk (papier of e-mail)
         Na ontvangst van een schriftelijke klacht wordt binnen 24 uur een ontvangstbevestiging gestuurd. De klacht wordt geregistreerd en er wordt direct één van de partners geïnformeerd, niet zijnde de partner die bij de uitvoering betrokken was.
      2. mondeling
         De adviseur waar de mondelinge klacht binnenkwam meldt deze klacht direct bij één van partners en de officemanager, die de klacht registreert.

De partner die de klacht in behandeling heeft gekregen neemt direct contact op met de adviseur die verantwoordelijk was voor de uitvoering van de opdracht om zicht een beeld te vormen van de situatie. Voorts neemt hij binnen 2 werkdagen contact op met de klachtindiener, om zich te laten informeren over de aard en achtergrond van de klacht. Als het een klacht over het adviesproces betreft, dan vindt bij voorkeur een gesprek plaats in aanwezigheid van de betrokken adviseur.

Daarna zal de partner gepaste maatregelen nemen. Het doel is dat de klachtindiener en Ardis tot een voor beide partijen acceptabele oplossing komen. Lukt dat niet, dan zal in overleg worden bepaald welke nadere stappen mogelijk zijn. De gehele procedure wordt binnen vier weken afgerond.

Tot de gepaste maatregelen hoort ook dat de partner beziet of de gesignaleerde tekortkomingen consequenties hebben voor de wijze waarop Ardis functioneert. Als dat zo is, dan worden de werkwijze en de kwaliteitsleidraad aangepast. De adviseurs worden hiervan op de hoogte gesteld.

Mocht u het niet eens zijn met de uitkomst van de interne behandeling van uw klacht dan hebben wij een geschillencommissie bestaande uit twee leden. U kunt uw klacht mailen naar klachtencommissie@ardis.nl  Bij klachten die door deze commissie worden behandeld, zien wij de uitspraak als bindend en nemen wij passende maatregelen.

Klachten en de afhandeling daarvan worden ten minste 4 jaar bewaard.

Er is een mogelijkheid om uw klacht in beroep in te dienen bij de Landelijke Geschillencommissie (www.degeschillencommissie.nl)

De klachtencommissie is op zoek naar een nieuw commissielid.