Management in tijden van de Corona-crisis:
Wat kun je doen als leidinggevende?
Vanuit Ardis krijgen wij op dit moment vragen over hoe je als leidinggevende je rol pakt in deze tijden van Corona. Hier geven wij je zeven tips hoe je dat kan doen.
Tip 1. Houd verbinding in je team
Verbinding houden in je team is juist in deze tijd cruciaal. Dè manier om dat te doen, is door een regelmatig (minimaal wekelijks) overleg met behulp van video-conferencing. Om ruimte te geven aan alle verschillende belevingen en emoties die mensen hebben, kun je de bijeenkomst starten met een online check-in.
De online check-in doe je aan het begin van een sessie. Elke deelnemer ‘checkt in’: een ieder komt achtereenvolgens kort aan bod en geeft dan zijn of haar eigen antwoord op de vraag: hoe is het met je? Persoonlijk en qua werk. Uitgangspunt is ‘sharing en dumping’: als iemand spreekt, luistert de rest (zonder vragen of reacties). Wél kun je afspreken dat wie zich in het antwoord herkent, dat aangeeft door zijn of haar hand op te steken. Zo krijg je een beeld wat breder leeft en voelen mensen zich (h)erkent in wat zij naar voren brengen. Het is tijdsefficiënt: als je je hand al bij iets hebt opgestoken, hoef je het zelf niet nog een keer te herhalen. Een andere mooie vraag om aan elkaar te stellen is: wat mis je nu het meeste en hoe kunnen we daar met elkaar invulling aan geven?
Aan het eind geef je terug wat er allemaal is gezegd. Een soort samenvatting, niet letterlijk maar je noemt de thema’s die er leven in de groep. ‘Wat er zoal is, is… En…en…en…’. Hiermee erken je wat er leeft en kun je ook recht doen aan tegenstellingen en verschillen. Als mensen zich gehoord voelen en merken dat anderen met dezelfde thema’s worstelen geeft dat begrip en ruimte om daarna makkelijker in gesprek te raken. Door aan het begin iedereen uit te nodigen zich uit te spreken, kunnen mensen daarna beter luisteren. Het schept een onmisbare bedding voor de rest van de bijeenkomst, waarin alles makkelijker gezegd kan worden en je sneller ‘to the-point’ kunt komen. Je voorkomt hiermee ruis en onderstroom verderop.
Bij de check-in is het belangrijk om iedereen te horen en goed te luisteren naar elkaar. Gebruik de mute knop voor degenen die niet aan het woord zijn.
Naast een gestructureerd overleg hebben teamleden vaak aan informeel contact en overleg. Even praten over wat je maar wilt, de momenten die zich anders gedurende de dag vanzelf voordoen. Je kunt online lunchdates maken (met 3 of 4 via Zoom of facetime gelijktijdig lunchen) of misschien met iedereen ‘achterover’ de dag of week afsluiten met een drankje erbij.
Tip 2. Gebruik digitale vergadertools
Zorgen dat je toegang hebt tot en de minimaal benodigde kennis verwerft van online vergadertools zoals Zoom en Microsoft Teams. Hier zijn op YouTube allerlei tutorials over te vinden, zoals deze.
Wees niet bang om te experimenteren, we zijn allen immers versneld aan het leren deze weken.
Tip 3. Maak een overzicht van urgentie van werkzaamheden
Op veel plekken zien we de werkdruk toenemen, of omdat de crisis extra werk en druk met zich meebrengt of omdat mensen minder inzetbaar zijn door zorgtaken. Het is dan meer dan ooit belangrijk om overzicht te creëren en prioriteiten te stellen. Voor jezelf en voor je team. De Eisenhower matrix is een simpel model dat hier houvast bij kan bieden: bepaal wat wel en wat minder urgent is en wat meer en minder belangrijk is. Dat leidt tot deze matrix:
Urgent & belangrijk: Doen | Niet urgent & belangrijk: Plan |
Urgent & niet belangrijk: Delegeer | Niet urgent & niet belangrijk: Dump |
Tip 4. Transparant maken, erkennen en benutten van verschillen
Het gaat in deze periode volgens ons ook erg over het transparant maken, erkennen en benutten van verschillen, bijvoorbeeld over de inzetbaarheid van mensen. Sommigen kunnen door zorg voor kinderen/ouders minder werken, anderen hebben eigenlijk net zoveel tijd. Bij sommigen valt werk weg, bij anderen loopt het onverminderd door. Hoe kun je die verschillen bespreekbaar maken en ervoor zorgen dat iedereen zinvol en werkbaar bezig is? Ga erover in gesprek: maak verschillen bespreekbaar en zorg dat teamleden waar nodig zaken van elkaar kunnen overnemen. Hulp vragen is voor veel mensen lastig, zet hierin de juiste toon en ga actief in gesprek over hoeveel (werk)druk je medewerkers ervaren. Of waar juist ruimte ontstaat of zelfs verveling. Denk dan na over zinvolle initiatieven, zaken die al lang zijn blijven liggen of inzetten op persoonlijke ontwikkeling en scholing.
Tip 5. Individueel contact
Bel je individuele medewerkers om te horen hoe het met ze gaat, hoe ze erin zitten, wat hun mogelijkheden en beperkingen zijn. En bespreek hoe je met elkaar invulling wilt geven aan de komende periode. Maak hierbij helder wat je wel/niet van ze verwacht.
Wees alert op werkdruk die bij medewerkers kan ontstaan nu zij thuis wellicht een nieuw evenwicht moeten zoeken met opvang van kinderen erbij. Denk mee over time-management, zoals bijvoorbeeld het werken met blokken waarbij je ook even niet bereikbaar mag zijn om je voor 100% op de kinderen te kunnen richten (zet dan wel even je out-of-office reply aan of werk met gekleurde blokken in je outlook-agenda). Vergeet niet dat veel burn-out klachten ontstaan doordat mensen teveel tegelijk proberen te doen en zich daarbij steeds schuldig voelen dat ze tekort schieten op alle fronten…
Tip 6. Zorg voor jezelf
Zorg voor jezelf in je verschillende rollen, thuis en op werk. Wat is haalbaar en realistisch met bijvoorbeeld kinderen thuis of met je gezondheid? Als jij veel voor anderen ‘zorgt’, wie zorg er dan voor jou? Bij wie blaas jij stoom af en kun je je zorgen delen? Door goed voor jezelf te zorgen, kun je vervolgens weer voor anderen klaar staan. En je kunt hiermee ook het goede voorbeeld geven aan je medewerkers.
Tip 7. Reflecteer individueel en/of met je MT
Deze tijd leent zich voor reflectie. Denk voor jezelf eens na over de volgende vragen. Je kan deze daarna bespreken met je MT, zodat jullie als team elkaar (nog) beter leren kennen en kunnen versterken.
Reflectievragen:
- Wat roepen deze tijden van crisis bij je op als mens en als leidinggevende?
- Welk appèl voel je vanuit verschillende perspectieven: medewerkers, eigen leidinggevende, MT-collega’s, klanten, privé-omgeving?
- Waar gaat je meeste aandacht naar uit?
- Wat kost je het meeste energie?
- Wat moet je in jezelf aanboren om ‘aanwezig’ te zijn voor je medewerkers (in de zin van aandachtvol met hen in contact zijn)?
- Wat heb je ontdekt over jezelf (een onvermoed talent en/of juist iets waar je van bent geschrokken)?
- Hoe zorg je in deze periode goed voor jezelf?
- En als laatste open vraag: Wat is er nog meer?
