Goed opdrachtgeverschap bepaalt succes resultaatverantwoordelijke teams

Het is een probleem dat in de praktijk nog te vaak voorkomt. Teams zijn door hun leidinggevende zelf verantwoordelijk gesteld voor de resultaten die zij moeten bereiken. Maar ze weten niet goed hoe ze daar concreet handen en voeten aan moeten geven. Laat staan dat ze bekend zijn met de prestaties die ze moeten leveren. In het Handboek Ontwikkelen naar resultaatverantwoordelijke teams biedt Ardis de nodige handvatten om daar verandering in te brengen. Goed opdrachtgeverschap blijkt een uiterst belangrijke eerste stap op weg naar succes.

De ene organisatie schaart het onder de noemer ‘zelforganiserende teams’, de ander noemt het ‘resultaatverantwoordelijke teams’. Met beide wordt hetzelfde bedoeld: teams waarin eigenaarschap, verantwoordelijkheid nemen en gezamenlijk professionaliseren centraal staan. Teams die flexibel en wendbaar zijn, die alle wijsheid van het team benutten en inclusief werken aan de realisatie van de gestelde opdrachten en het bereiken van het gewenste resultaat.
Ardis begeleidt regelmatig organisaties op weg naar meer resultaatverantwoordelijkheid en zelforganisatie in teamverband. Aan de hand van een model dat Ardis ontwikkelde, worden vijf elementen ingeregeld die cruciaal zijn voor de ontwikkeling van resultaatverantwoordelijke teams. Simpelweg tegen een team zeggen: ‘Nu zijn jullie resultaatverantwoordelijk’, zonder ze de roadmap en de tools mee te geven om daar te komen, is namelijk hét recept voor mislukking, zo is de ervaring.

Elementen

In het Handboek Ontwikkelen naar resultaatverantwoordelijke teams komen deze vijf elementen voor de ontwikkeling van resultaatverantwoordelijke teams aan de orde:

Elementen

In het Handboek Ontwikkelen naar resultaatverantwoordelijke teams komen deze vijf elementen voor de ontwikkeling van resultaatverantwoordelijke teams aan de orde:

1. Een gedeelde bedoeling en ambitie vanuit een heldere opdracht.
2. Duidelijke en goed (en fair) verdeelde verantwoordelijkheden als motor om de gewenste ambities vorm te geven.
3. Een ritme en structuur voor teambijeenkomsten waarin continue leren is ingeregeld.
4. De vaardigheid om elkaar te versterken in de groepsdynamiek.
5. Een inclusieve en effectieve besluitvormingsmethodiek om commitment te organiseren op besluiten zonder dat er een leidinggevende is die een knoop doorhakt.

Daarnaast biedt de publicatie een toolkit met praktische aanpakken, oefeningen en toepassingen die teams helpt om het samen werken en samen leren te versterken.

Kristalheldere opdracht is cruciaal

Een van de belangrijkste bottlenecks in de ontwikkeling van zelforganiserende of resultaatverantwoordelijke teams is de opdracht die zij krijgen en de sturing daarop van degene die de opdracht gegeven heeft, vertelt adviseur Vincent Hendriks.
“Teams die de taak krijgen om resultaatverantwoordelijk te werken, zijn bij aanvang behoorlijk aan het zwemmen. Ten eerste omdat ze eigenlijk niet goed weten hoe ze zelforganiserend moeten zijn. Daar proberen we met het handboek een oplossing voor te bieden. Ten tweede omdat de opdrachtgevende partij zich niet altijd even goed bewust lijkt te zijn van de eigen rol in het welslagen van resultaatverantwoordelijk teams. Een kristalheldere opdracht is echt essentieel om deze manier van werken succesvol te laten zijn.”

Begrensd ruimte geven

Vincent: “De opdrachtgever moet expliciet kunnen aangeven hoe de verwachtingen ten aanzien van het team zich verhouden tot het overkoepelende doel van de organisatie. Het idee is dat de opdrachtgever de vertaling moet maken van het grotere naar het kleine. Op zijn beurt moet het team de ruimte krijgen om op basis daarvan zelf de opdracht te formuleren zoals zij die zien. Voor het team is het daarom belangrijk om te weten binnen welke grenzen zij zelf invulling kan geven aan de opdracht.”
Vaak weet de opdrachtgever wel ongeveer wat van het team wordt verwacht, maar kan hij of zij dit nog niet scherp formuleren omdat bijvoorbeeld de afstand tot de praktijk van het team te groot is. Om te komen tot een opdracht die voor zowel de opdrachtgever als het team goed werkt, is een goede en regelmatige dialoog over de opdracht, gewenste resultaten en timing belangrijk. Als die eenmaal zijn bepaald, weet het team precies wat er gevraagd wordt. Door daarnaast regelmatig afstemmingsgesprekken te organiseren over de voortgang van de resultaten voorkom je dat achteraf geconcludeerd moet worden dat het niet heeft opgeleverd wat werd verwacht.
Organisaties, die met resultaatverantwoordelijke teams willen gaan werken, zullen dus ook op het niveau van de directie en het managementteam de dialoog moeten voeren hierover. “Misschien wel veel scherper dan nu vaak het geval is”, zegt Vincent. “Wat is de ruimte die we onze teams willen geven? Wat zijn de kaders? Hoe gaan wij de teams steunen om op een effectieve manier en met vertrouwen resultaatverantwoordelijk te worden? En vooral ook: waar willen wij zelf eigenlijk op sturen? Dat zijn vragen die lang niet iedere organisatie zichzelf stelt, maar die wel ongelofelijk belangrijk zijn om zelforganiserende teams optimaal te kunnen laten functioneren.”

Handboek

Ardis heeft drie versies van het handboek over resultaatverantwoordelijke teams gepubliceerd. Je kunt ze hier downloaden:

• Handboek Ontwikkelen naar resultaatverantwoordelijke teams (algemeen)
• Handboek Ontwikkelen naar zelforganiserende teams (voor gemeenten)
• Handboek Ontwikkelen naar zelforganiserende teams (voor hogescholen)